Team Offsite organisieren & planen – 5 Tipps
Team Offsites, Offsite-Meetings oder auch Team Retreats können einen nachhaltigen Boost geben, was Ziele & Vision genauso angeht wie die nötige Motivation.
Sorgfältig organisiert und geplant, kann ein Team Offsite zum echten Erfolg werden und es kann in kurzer Zeit viel erreicht werden. Wenn sie jedoch nicht richtig geplant werden, kann ein Team Offsite schnell zum Ressourcenfresser mutieren.
In meiner Rolle als Team Offsite Designer, in der ich Teams bei ihrem Team Offsite berate, mit plane und begleite, habe ich gelernt, worauf es bei einem erfolgreichen Offsite ankommt, sodass auch wirklich nichts schiefgeht und sich das Investment auch lohnt. Hier sind 5 Tipps, die verhindern, dass Ihr nächstes Team Offsite kein Flopp wird.
Das richtige Setting
Das richtige Setting ist essenzieller Bestandteil jeder erfolgreichen Tagung, jedes Workshops und jedes Offsites. Zum Setting gehört weit mehr als nur der passende Ort oder Seminarraum. Setting umschreibt den gesamten Rahmen, der den eigentlichen Inhalt umgibt. Ein Team, das sich gegenseitig sehr vertraut, ist deutlich offener gegenüber beispielsweise engeren Räumen oder Aktivitäten als ein relativ neues Team, übernachtet eher in den gleichen Räumlichkeiten und besteht nicht auf Einzelzimmer sowie braucht meistens weniger Freizeit als ein neues Team. Das Setting wird also durch folgende Faktoren bedingt:
- Location an sich mit Atmosphäre und Wirkung
- Umgebung & Möglichkeiten für Aktivitäten
- Wetterabhängig vs. wetterunabhängig
- Essen: Catering oder auch Kochen im Team möglich?
Achtet bei der Wahl einer Offsite Location darauf, dass sie von einem Anbieter überprüft wurde, damit sie neben den Faktoren auch die nötigen technischen Anforderungen (WLAN, Beamer etc.) erfüllt. Hier haben wir 5 inspirierende Offsite-Locations vorgestellt, die von uns überprüft sind und das Offsite zu einem echten Erfolg machen können.
Kommuniziert jederzeit transparent
Eine sorgfältige Vorbereitung ist wie immer das A und O.
Wenn Teammitglieder nicht verstehen (oder sich nicht einig sind), auf welche Ergebnisse sie zusteuern, oder wenn sie nicht das Gefühl haben, dass ihre Stimme gehört wird, entgleist die Motivation und das Interesse bereits nach der ersten Kaffeepause.
Wenn Ihr ein Team Offsite organisiert, besprecht also am besten im Voraus, welche Ziele auf dem Offsite erreicht und welche Entscheidungen getroffen werden sollen.
Kommuniziert dazu mit dem gesamten Team und bindet die Team Member so früh es geht mit ein. Nur so kann Euer Team Offsite erfolgreich durchgeführt werden und zu messbaren Ergebnissen führen.
Problemlösung oder Entscheidungen treffen – macht es verbindlich
Seien wir ehrlich: Offsite-Meetings kosten auch Geld – ist es das denn wert? Um also das maximale aus dem Event rauszuholen, nutzt die Zeit.
Der wahre Wert von externen Meetings besteht darin, dass die Leute ihre Ideen in Echtzeit austauschen und das kreative Denken, das daraus resultiert. Vermeidet zeitraubende Informationen als Gruppe zu verschwenden. Bitte keine stundenlangen Präsentationen oder Dokumentprüfungen. So etwas gehört zur Vorbereitung. Die vollständige Vorbereitung eines Team Offsites muss in der Planung und Organisation erfolgen, damit es ein Erfolg werden kann.
Nicht nur bei der Team Offsite Organisation: Nicht den Spaß vergessen
Nur Arbeit und keine lustigen oder spannenden Aktivitäten zum Ausgleich lässt das Offsite langweilig werden. Mit lustigen Spielen wird die Arbeitsmonotonie unterbrochen und lässt jeden Einzelnen für kurze Zeit durchatmen, auf neue Gedanken kommen und vielleicht auf den kreativen Einfall, auf den man gewartet hat.
Wie wäre es beispielsweise mit einem Mario-Kart-Rennen in Realife zwischendurch?
Bleibt flexibel
Ohne eine Agenda geht nichts – und doch muss sie so entworfen sein, dass sie Flexibilität zulässt. Ohne Flexibilität kann man sich der Teamdynamik nicht anpassen und der Wechsel vom einem Programmpunkt zum nächsten wirkt steif und erzwungen. Auch darunter kann die Atmosphäre sowie die Bereitschaft leiden. meetreet hilft Euch auf Wunsch übrigens auch bei der Erstellung einer sinnvollen Agenda – so müsst ihr Euch um nichts mehr kümmern.
Team Offsite planen – diese Fehler solltet Ihr übrigens nicht machen!
Team Offsite richtig organisieren und planen – Bei der Planung von Team Offsites können bereits Kleinigkeiten das ganze Event gefährden – kennt Ihr beispielsweise alle Besonderheiten beim Essen des Teams? Macht euer nächstes Teamevent zum Erfolg – bucht ein meetreet Team Offsite
