Team Offsite planen: die richtige Vorbereitung
Team Offsites planen: Jedes Event sollte mit der Entwicklung eines Konzepts bzw. eines übergeordneten Themas starten. Besprecht deshalb bereits einige Wochen vor dem Offsite mögliche Themen oder Herausforderungen und Ideen, die auf dem Offsite Meeting behandelt werden sollen. Sammelt diese an einem zentralen Ort, auf den alle Teilnehmer leicht Zugriff haben, z.B. ein Google Doc oder einem speziellen Slack Channel. Es sollte natürlich klar sein, wer auf das Team Offsite mitfährt. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass die ideale Größe eines Offsite-Teams zwischen 5 und 15 Personen liegt. Selbstverständlich können Offsites mit mehr als 15 Personen ebenfalls sehr nützlich und effektiv sein, jedoch sollte sich dies in der Agenda, durch z.B. Breakout Sessions widerspiegeln. Mehr dazu erfahren Sie in zwei Tagen in dem Newsletter zum Thema “Agenda – Wie die richtigen Akzente setzen”.
Ziele des Team Offsites definieren
Neben dem Konzept solltet unbedingt auch ein spezifisches Ziel für das Team Offsite planen. Was soll das Ergebnis des Offsites sein? Ein neuer Businessplan, eine neue Strategie, eine neue Vision oder ein stärkeres Team?
Definiert als Team, was Ihr auf dem Team Offsite erreichen wollt und erinnert alle Teilnehmer im Laufe des Offsites regelmäßig daran, was Sie sich von dem Offsite eigentlich erhoffen, damit Sie dies am Ende auch tatsächlich umsetzen.
Inhalte & Programm des Offsites festlegen
Sobald Ihr ein Konzept und ein klares Ziel für das Offsite festgelegt habt, könnt Ihr die Inhalte des Offsite-Meetings ableiten. Dies kann sich jedoch schwieriger als erwartet gestalten, da bei der Gestaltung der Agenda unterschiedliche Faktoren berücksichtigt werden sollten.
Aus den Zielen leiten sich die Inhalte ab, um diese Ziele auch zu erreichen. Dies ist vermutlich der schwierigste Teil: hier spielen viele Faktoren mit rein, die man zunächst nicht unbedingt auf dem Schirm hat.
Eignet sich die Team Offsite Location überhaupt für das, was wir vorhaben?
Wie gestalten wir lockere und entspannte Pausen?
Was für Team Aktivitäten können wir zwischendurch machen, damit das Team auf Trapp bleibt?
Regeln kommunizieren
Ein weiteres Kernelement eines erfolgreichen Offsites sind Regeln. Um das Meiste aus dem Offsite raus zu holen, legen wir jedem Team eine Grundregel ans Herz:
„Das Tagesgeschäft, du besser ganz sein lässt!“
Das Setting auf einem Offsite ist so aufregend inspirierend – es wäre wirklich schade, wenn man diese Zeit für das operative Geschäft aufwendet, anstatt sich dem großen Ganzen zu widmen. Regelmäßige Projekte und tägliche Aufgaben können ein oder zwei Tage warten. Tauchen Sie tief ein und konzentrieren Sie sich ausschließlich auf die Inhalte des Offsites. Damit das am besten funktioniert, sollte solche Regeln direkt im Voraus kommuniziert werden. Für Inspiration und einen Vorgeschmack, was Euch auf einem Offsite erwartet, empfehle ich Euch die Story vom Offsite des Unternehmens Altran durchzulesen.
Team Offsites planen: das solltet Ihr außerdem beachten
Team Offsites zu planen ist nicht immer leicht und das wissen wir. Daher wollen wir euch nochmal ein paar wichtige Regeln für die Planung mitgeben:
Die richtige Location ist ein wichtiger Bestandteil. Oft ist das Budget für die Team Offsite Planung nicht grade üppig. Deswegen versuchen viele Teams bereits an der Location zu sparen und einfach den nächstgelegenen Meetingraum zu nehmen. Davon raten wir ab.
Macht euch Gedanken, was das Ziel des Offsites ist und was ihr für ein Team habt. Vielleicht geht euer Team ja richtig auf, wenn ihr mal in ein Bergwerk oder in ein Boutique-Hotel fahrt. Auch wenn die Kosten hierbei etwas höher sind als beim eigenem Meetingraum, kann sich diese Investition ins Team lohnen.
Außerdem ist bei der Planung des Team Offsites zu beachten, was eure Teammitglieder essen. Dieses kleine Detail kann das Team Event entscheiden. Hier ein Beispiel für eine Team Offsite Planung, die vielleicht nicht so klasse ist: Wenn ihr die Veganen Teammitglieder auf dem Offsite Meeting mit einem saftigen Steak überzeugen wollt, dann ist das sicher der falsche Ort dafür. Im Gegenteil: Der Umwelt zuliebe ist es ja vielleicht spannend, wenn ihr alle mal etwas Veganes probiert.
Ihr wollt Spaß auf dem nächsten Offsite meeting?
Häufige Frage: wer sollte die Team Offsites planen?
Oft stellt sich die Frage, wer das anstehende Team Offsite planen sollte. In mittelständischen Unternehmen wird diese Aufgabe oft dem Sekretariat zugeteilt. Das ist okay, solange die verantwortlichen Personen auch genau die Rahmenbedingungen kennen, um das Team Offsite planen zu können – Wie hoch sollte das Budget sein? Was sind die bevorzugten Termine?
Jede Rückfrage, die die planende Person an das Team stellen muss, kostet euch wertvolle Zeit, denn die Locations sind oft sehr gefragt und könnten morgen schon zu den gewünschten Terminen ausgebucht sein.
Wann sollte ich Team Offsites planen?
Das bringt uns zur nächsten Frage: Wann sollte man eigentlich sein Team Offsite planen? Sollte die Planung kurzfristig erfolgen, damit alle Team Mitglieder “heiß” auf die bevorstehende Zeit sind? – Lieber nicht.
Zwar ist es wichtig, dass Sie die Teammitglieder regelmäßig für das Teamevent motivieren, aber die Planung des Team Offsites sollte schon früh losgehen.
Das ist besonders wichtig, wenn Ihr eine inspirierende und motivierende Teamevent Location haben wollt.
Zusammenfassung: Team Offsites planen
Okay, das waren nun echt viele Punkte, fassen wir daher nochmal zusammen, was Ihr bei der nächsten Planung eines Team Offsites beachten solltet:
Definiert Ziele und Inhalte eures Team Offsites, achtet bei der Planung des Team Offsites auf eine gute Kommunikation mit eurem Team und stellt im Voraus Regel auf, welche das Team Offsite so gut wie möglich machen sollten.
Plant das Team Offsite früh genug und achtet bei der Planung unbedingt auf die Details!
PS: Die passenden Locations für das anstehende Offsite findet ihr hier.
