Das Wichtigste in Kürze
- Frühzeitige Planung: Startet bereits im Sommer mit der Planung, um die besten Locations und Konditionen zu sichern. Klärt Ziele, Budget und Teilnehmer frühzeitig
- Verantwortlichkeiten klären: Setzt ein internes Team ein oder engagiert externe Event-Planer, um die Organisation effektiv und professionell umzusetzen
- Teilnehmer und Budget: Erstellt eine Gästeliste und klärt Ernährungswünsche. Fixiert ein Budget mit Puffer für unvorhergesehene Ausgaben
- Attraktive Aktivitäten und festliche Dekoration: Bietet vielfältige Programmpunkte wie Kochkurse, Teambuilding-Aktivitäten oder DIY-Workshops an. Sorgt mit stimmungsvoller Deko für den richtigen Weihnachts-Vibe
Die Christmas Party ist das absolute Jahres-Highlight und ein echtes Must-have in eurer Firma. Mit der richtigen Planung wird sie zum unvergesslichen Erlebnis, das den Teamspirit pusht und die Mitarbeiterbindung nachhaltig stärkt. Unsere ultimative Checklist zeigt euch, wie ihr jedes Detail im Griff habt und ein Weihnachtsevent kreiert, das euren Kolleg:innen noch lange im Gedächtnis bleibt.
Step 1: Frühzeitig in die Weihnachtsfeier-Planung starten – Save the Date!
Wenn ihr eine unvergessliche Christmas Party für euer Team rocken wollt, dann heißt es: Frühzeitig starten! Am besten geht’s schon im Sommer los mit der Planung, um alles stressfrei auf die Beine zu stellen und die heißesten Locations zu sichern – bevor die Hektik der Vorweihnachtszeit zuschlägt.
Early Bird Planung hat massive Vorteile: Ihr habt die freie Wahl bei den Locations und sichert euch oft auch die besten Konditionen. Indem ihr frühzeitig Angebote einholt und Deals abschließt, bleibt das Budget im Griff, und ihr könnt smarter kalkulieren.
Startet mit den Basics: Was sind die Ziele der Feier? Wie hoch ist das Budget? Und wie viele Gäste kommen? Klärt das Datum gemeinsam mit dem Team, um Terminkonflikte zu vermeiden, und dann kann es losgehen mit den ersten To-Dos: Location fix machen, Catering und Entertainment buchen, Einladungen raus – die ganze Checkliste!
Pro-Tipp: Mit einem Invite-Tool wie Luma gestaltet ihr den Einladungsprozess einfach und effizient. Luma ermöglicht es euch, Einladungen professionell und unkompliziert zu managen, sodass eure Gäste und euer Team immer up-to-date mit allen wichtigen Details und Updates zur Weihnachtsfeier bleiben. So stellt ihr sicher, dass alle Teilnehmenden den Ablauf im Blick haben und keine wichtigen Infos verpassen. Denkt aber auch an einen Plan B für unvorhergesehene Überraschungen, ob Absagen oder schlechtes Wetter. Mit einem durchdachten Backup bleibt ihr flexibel und stellt sicher, dass eure Christmas Celebration reibungslos läuft und bei euren Mitarbeitenden lange in Erinnerung bleibt
Step 2: Verantwortlichkeiten klären – Wer übernimmt das Steuer?
Um eure Christmas Party zum Highlight des Jahres zu machen, braucht es klare Verantwortlichkeiten. Setzt fest, wer die Planung rockt! Ihr habt zwei Optionen: Entweder ihr geht „inhouse“ und betraut eine Person oder ein Event-Committee mit der Organisation, oder ihr holt euch einen externen Profi für den perfekten Ablauf ins Boot.
Inhouse oder Event-Committee? – Internes Dream-Team aufstellen
Wenn ihr intern plant, stellt sicher, dass das Organisationsteam genug Zeit und Ressourcen hat, um die Planung in Angriff zu nehmen. Mindestens vier bis fünf Monate Vorlauf sind ideal, um Location, Catering und alle Details rechtzeitig festzuzurren. Große Meilensteine wie die Location-Buchung oder das Catering sollten spätestens einen Monat vor dem Event fix sein.
Um eure Weihnachtsfeier organisieren zu können, benötigt der Planer immer die komplette Übersicht, was gerade ansteht. Für diesen Durchblick hilft eine Checkliste: Verfolgt regelmäßig den Stand der Dinge und setzt einen Budget-Puffer von 5–10% ein, um spontan auf Angebote reagieren zu können. Regelmäßige Sync-Meetings sorgen dafür, dass das Team auf dem gleichen Stand bleibt und alle Fragen geklärt sind.
Externe Profis hinzuziehen – Event Creator für den Wow-Effekt!
Falls ihr das Event lieber in Profi-Hände legt, holt euch einen erfahrenen Event-Planer. Diese Experten wissen genau, wie man eine unvergessliche Feier kreiert und haben die besten Kontakte zu Locations, Caterern und Entertainment-Optionen. Dank ihrer Erfahrung und Verbindungen bekommt ihr oft exklusive Deals.
Achtet bei der Auswahl darauf, dass euer Event-Planer ein Gespür für eure Vision hat und ähnliche Events schon erfolgreich organisiert hat. Klare Kommunikation ist hier Key für den perfekten Ablauf! Auch hier gilt: Nehmt euch ausreichend Zeit für die Zusammenarbeit und behaltet das Budget im Blick – so wird euer Weihnachtsfest ein voller Erfolg!
Ein einzigartiger Event-Name weckt übrigens gleich die Vorfreude! Wie wäre es zum Beispiel mit Christmas Magic, Winter Wonder oder doch Snowfall Magic? Mit einem passenden Namen bekommt die Weihnachtsfeier einen ganz besonderen Touch.
Step 3: Teilnehmerzahl abschätzen – Wen bringt ihr zum Fest?
Für eine perfekt geplante Christmas Party ist es essentiell, die Teilnehmerzahl frühzeitig zu klären. Entscheidet ihr, ob ihr die ganze Company, einzelne Abteilungen oder auch plus-ones wie Partner und Familien einladet. Die Gästeliste gibt den Ton an – und je nach Größe eures Unternehmens variiert auch die Organisation entsprechend.
Gästeliste erstellen – Wer kommt zu eurer unvergesslichen Weihnachtsfeier?
Legt fest, wer auf die exklusive Gästeliste kommt! Neben euren Teammitgliedern könnt ihr auch Partner, Key-Kunden oder Geschäftspartner einladen – je nachdem, wie groß und festlich das Event werden soll. Bedenkt, dass die Teilnehmerzahl das Catering beeinflusst: Vegetarische, vegane oder allergikerfreundliche Optionen sollten bedacht werden, um alle Happy Holiday-Moods zu bedienen.
Teilnehmer-Umfrage für verbindliche Zusagen
Verbindliche Rückmeldungen helfen, die Planung sicherer zu machen. Startet eine Teilnehmer-Umfrage! Ein kurzer Fragebogen per E-Mail oder über ein Online-Tool bringt Klarheit. Fragt direkt nach:
- Bist du dabei? – Teilnahme an der Weihnachtsfeier
- Begleitperson am Start? – Plus-one dabei oder allein am Start?
- Special Diet Requests? – Essensvorlieben oder Allergien, die wir beim Catering berücksichtigen sollten?
Diese Umfrage gibt euch eine verlässliche Basis, um Teilnehmerzahlen und Budget smart zu planen. Setzt eine klare Deadline, damit ihr rechtzeitig in die Detailplanung einsteigen könnt.
Anzahl Mitarbeiter | Erwartete Teilnehmerzahl (inkl. Partner) | Empfohlenes Budget pro Person |
10-50 | 20-100 | 50-100 € |
51-100 | 102-200 | 40-80 € |
101-500 | 202-1000 | 30-60 € |
501-1000 | 1002-2000 | 20-40 € |
Step 4: Budget fixieren – Setzt eure Budget-Limits
Wenn ihr eine unvergessliche Weihnachtsfeier planen wollt, müsst ihr euch zunächst Gedanken über das Budget machen. Dabei solltet ihr alle anfallenden Kosten berücksichtigen, um böse Überraschungen zu vermeiden. Setzt euch zusammen und überlegt, wie viel Geld ihr insgesamt für die Weihnachtsfeier ausgeben könnt und wollt.
Bedenkt bei der Budgetplanung folgende Punkte:
- Kosten für die Location (Raummiete, Reinigung, Versicherung)
- Catering (Essen und Getränke)
- Dekoration und Technik (Weihnachtsschmuck, Beleuchtung, Musik)
- Aktivitäten und Programm (Workshops, Teambuilding, Entertainment)
- Geschenke für die Mitarbeiter
Ein gut durchdachtes Budget hilft euch dabei, den Überblick zu behalten und die Ausgaben im Rahmen zu halten. Holt verschiedene Angebote ein und vergleicht Preise, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu finden. Plant auch einen kleinen Puffer für unvorhergesehene Kosten ein.
Beispielbudget für eine Weihnachtsfeier mit 50 Personen
Posten | Kosten |
Location | 1.500 € |
Catering | 2.500 € |
Dekoration und Technik | 500 € |
Aktivitäten und Programm | 1.000 € |
Geschenke | 500 € |
Gesamt | 6.000 € |
Mit einem Budget von etwa 120 € pro Person könnt ihr eine schöne Weihnachtsfeier ausrichten, die eure Mitarbeiter begeistern wird. Achtet bei der Planung darauf, dass ihr die Kosten im Blick behaltet und gegebenenfalls Anpassungen vornehmt, um im Rahmen zu bleiben.
Step 5: Perfect Timing – Das optimale Datum für euer Weihnachtsevent finden
Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Xmas-Party? Das richtige Datum! Viele Unternehmen starten bereits im Sommer die Terminsuche, um einen smoothen Ablauf sicherzustellen. Überlegt, ob ihr das Event lieber unter der Woche oder am Wochenende steigen lasst – und ob es ein entspanntes Lunch-Event oder eine festliche Abendveranstaltung wird.
Oktober und November sind die Insider-Monate für eure Weihnachtsfeier – noch vor dem hektischen Dezember-Trubel. Immer mehr Companies wählen diese Zeit, da die Kalender im Dezember schnell überfüllt sind. Checkt auch die Urlaubspläne eures Teams, um sicherzustellen, dass möglichst viele am Start sind, und sendet eure Save-the-Dates oder Einladungen am besten 3-4 Monate im Voraus raus.
Monat | Vorteile | Nachteile |
Oktober | Weniger Terminkollisionen, günstigere Preise | Eventuell noch keine Weihnachtsstimmung |
November | Gute Verfügbarkeit von Locations und Dienstleistern | Kürzere Tage, möglicherweise schlechteres Wetter |
Dezember | Authentische Weihnachtsatmosphäre | Höhere Preise, Terminkollisionen, Stress |
Überlegt auch, ob ihr die Familien eurer Mitarbeiter zur Weihnachtsfeier einladen möchtet, wie es im Vereinswesen üblich ist. Eine frühzeitige Planung ist hier besonders wichtig, um allen Beteiligten genug Vorlauf zu geben. Mit der Wahl eines passenden Wochentags und einer günstigen Uhrzeit schafft ihr die besten Voraussetzungen für eine gut besuchte und stimmungsvolle Weihnachtsfeier.
Step 6: Christmas Activities planen – Von Teambuilding bis Fun-Workshops
Eine gelungene Weihnachtsfeier lebt von einem vielfältigen Programm, das alle Teilnehmer begeistert. Bei der Auswahl der Aktivitäten ist es wichtig, dass für jeden Geschmack etwas dabei ist. So könnt ihr sicherstellen, dass sich eure Mitarbeiter wohlfühlen und die Feier in guter Erinnerung behalten.
Kulinarische Highlights – Von Christmas Baking bis Wine Tasting
Kulinarische Erlebnisse sind der Hit bei Xmas-Events! Ob beim gemeinsamen Weihnachtsbacken in einem Profi-Backkurs, einem exklusiven Tasting oder einem Kochkurs, bei dem ihr euer Festtagsmenü selbst kreiert – hier kommt jeder auf seine Kosten. Diese Genuss-Activities stärken nicht nur den Teamspirit, sondern sorgen für Spaß und viele leckere Momente!
Kreative Workshops – DIY-Adventskranz und Festive Painting
Eure Team-Christmas-Party soll kreativ werden? Dann sind DIY-Workshops genau das Richtige! Ob beim gemeinsamen Adventskranz-Binden oder bei einem weihnachtlichen Painting-Workshop – hier können sich alle kreativ austoben und hidden talents entdecken. Diese Sessions bringen nicht nur Ruhe in die hektische Jahreszeit, sondern sorgen auch für festliche Vibes und echtes Team-Bonding.
Team-Spirit stärken – Escape Rooms und Craft-Workshops
Xmas-Feiern sind die perfekte Gelegenheit, um den Teamgeist zu pushen! Escape Rooms bieten ein aufregendes Abenteuer, bei dem kleine Teams Rätsel lösen müssen, um den Raum zu verlassen – Spannung pur! Für handwerklich Interessierte gibt’s Craft-Workshops, bei denen das Team gemeinsam Weihnachtskrippen oder Holzspielzeug baut. Diese Aktivitäten fördern die Zusammenarbeit und den „One Team“-Spirit – perfekt für die Weihnachtszeit!
Aktivität | Vorteile | Dauer | Gruppengröße |
Backkurs | Teambuilding, leckere Ergebnisse | 2-3 Stunden | 5-20 Personen |
Tasting | Genuss, Wissensvermittlung | 1-2 Stunden | 10-30 Personen |
Kochkurs | Gemeinsames Erlebnis, Teamwork | 3-4 Stunden | 5-15 Personen |
Adventskranzbinden | Kreativität, besinnliche Atmosphäre | 2-3 Stunden | 5-20 Personen |
Malkurs | Entspannung, individuelle Ergebnisse | 2-4 Stunden | 5-15 Personen |
Escape Room | Teamgeist, Spannung, Kommunikation | 1-2 Stunden | 4-8 Personen pro Raum |
Handwerkliche Workshops | Zusammenarbeit, greifbare Ergebnisse | 2-4 Stunden | 5-20 Personen |
Eine abwechslungsreiche Mischung verschiedener Programmpunkte sorgt für ein kurzweiliges und unvergessliches Weihnachtsfest. Wählt die Aktivitäten passend zu euren Mitarbeitern und dem gewünschten Zeitrahmen aus, um allen eine Freude zu bereiten.
Step 7: Die perfekte Christmas Location finden – Für den richtigen Event Vibe
Die Wahl der perfekten Eventlocation ist der Schlüssel für eine unvergessliche Weihnachtsfeier. Ob ihr euer Event in den eigenen Firmenräumlichkeiten oder an einem externen Hot Spot plant, hängt von der Teamgröße und eurem Budget ab. Plant frühzeitig, denn die besten Locations sind zur Weihnachtszeit heiß begehrt – besonders in den letzten Dezember-Tagen!
Raumgröße und Layout checken – Everything in Place!
Achtet bei der Location-Auswahl auf die passende Raumgröße und das Layout. Weihnachtslocations bieten alles von Small Spaces für 10 bis hin zu Grand Venues für 2.000 Personen. Checkt auch die Accessibility und die Möglichkeiten für festliches Styling – eine stimmige Xmas-Deko zaubert die richtige Atmosphäre!
Platz und Ausstattung sichern – Von Tischen bis Technik
Vergewissert euch, dass die Location genug Raum für eure geplanten Activities bietet. Ob Dinner-Zone, Entertainment-Area oder Teambuilding-Spaces – eure Location sollte alles abdecken! Klärt vorab, welche Ausstattung im Package enthalten ist: von Tischen, Stühlen und Geschirr bis zur kompletten Technik. So habt ihr alles am Start und vermeidet last-minute Überraschungen – ready for a seamless Xmas-Event!
Aspekt | Empfehlung |
Raumgröße | Passend zur Teilnehmerzahl, mit Puffer |
Erreichbarkeit | Gute Anbindung, zentrale Lage |
Gestaltung | Festliche Deko-Möglichkeiten für Weihnachtsatmosphäre |
Ausstattung | Ausreichend Platz & Equipment für alle Aktivitäten |
Mit der passenden Weihnachtsfeier Location legt ihr den Grundstein für ein stimmungsvolles und unvergessliches Event. Nutzt die Vorweihnachtszeit für eine ausgiebige Recherche und Besichtigungen, um den perfekten Veranstaltungsort für eure Feier zu finden.
Step 8: Festliches Catering organisieren – Christmas Feast Planning
Bei der Planung eurer Firmenweihnachtsfeier ist das Weihnachtsessen ein absolutes Must-Have! Ein köstliches Menü sorgt nicht nur für zufriedene Gäste, sondern ist das Highlight der Feier. Ihr habt die Wahl: Möchtet ihr das Catering extern organisieren oder das Essen direkt in eine interaktive Koch- oder Backaktivität integrieren?
Catering vs. Interactive Cooking – Let’s make it tasty!
Wenn ihr euch für externes Catering entscheidet, achtet darauf, dass der Anbieter flexibel auf eure individuellen Wünsche eingehen kann und zur geplanten Weihnachtsfeier nicht bereits in den Weihnachtsferien ist. Ein professionelles Weihnachtsmenü sollte abwechslungsreich sein und alle Geschmäcker bedienen.
Ernährungswünsche berücksichtigen – Veggie, Vegan & Co.
Denkt daran, die verschiedenen Ernährungsgewohnheiten und Unverträglichkeiten eurer Gäste zu berücksichtigen. Stellt sicher, dass es reichlich vegetarische und vegane Optionen gibt und kennzeichnet Gerichte, die Allergene enthalten. Eine Umfrage im Vorfeld hilft euch, die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden besser einzuschätzen. So fühlen sich alle wertgeschätzt und können das Weihnachtsbuffet in vollen Zügen genießen!
Ein Family Style Christmas Dinner bringt die perfekte Atmosphäre für gemütliches, gemeinsames Genießen – direkt am Tisch aus großen Töpfen und Schüsseln. Auch ein Fondue-Abend oder eine herzhafte Brotzeit sind ideale Setups für ein entspanntes, geselliges Get-together.
Für die richtige Drink-Selection sorgt eine breite Auswahl: Softdrinks, Säfte, Wein, Bier und natürlich alkoholfreie Optionen bieten für jeden Geschmack das Richtige. Heiße Drinks wie Kaffee, Tee oder Punsch runden das Erlebnis ab und bringen wohltuende Wärme in die kalte Jahreszeit.
Step 9: Einladungen verschicken – Die perfekte Christmas Invite invitation? oder almost there?
Bei der Gestaltung eurer Weihnachtsfeier-Einladung stehen euch viele kreative Möglichkeiten offen: Ihr könnt sie persönlich übergeben, per E-Mail verschicken oder als stylische Einladungskarten drucken lassen. Egal für welche Form ihr euch entscheidet, denkt daran, dass die Einladung alle wichtigen Eckdaten wie Datum, Uhrzeit, Location und Dresscode enthalten sollte. Vergesst nicht, um eine verbindliche Anmeldung bis zu einem bestimmten Stichtag zu bitten – so könnt ihr frühzeitig die Gästeliste zusammenstellen und die Planung perfekt darauf abstimmen!
Hier noch ein paar Tipps für eure Einladungen zur Weihnachtsfeier:
- Verschickt die Save-the-Date-Mail etwa zehn Wochen vor dem Event, um den Termin frühzeitig zu blockieren.
- Gestaltet die Einladung ansprechend und individuell, um die Vorfreude bei euren Mitarbeitenden zu steigern.
- Achtet bei E-Mail-Einladungen auf eine prägnante Betreffzeile, um nicht im Spam-Ordner zu landen.
- Setzt auf einen empathischen und humorvollen Einladungstext, der zur Teilnahme motiviert.
- Informiert in der Einladung über Datum, Uhrzeit, Ort, Dresscode, Anzahl der Gäste und das Rückmeldedatum.
Mit einer gut durchdachten Einladung legt ihr den Grundstein für eine gelungene Weihnachtsfeier, auf die sich eure Mitarbeitenden schon lange im Voraus freuen können. Also setzt euch rechtzeitig mit dem Weihnachtsfeier-Planungsteam zusammen und gestaltet gemeinsam unvergessliche Einladungen!
Step 10: Festliche Dekoration – Christmas Vibes mit Stil
Eine festliche und stimmungsvolle Weihnachtsdekoration ist der Schlüssel zu einer unvergesslichen Weihnachtsfeier. Mit der richtigen Tischdeko, Beleuchtung und Musik schafft ihr eine besinnliche Atmosphäre, die eure Mitarbeitenden in Weihnachtsstimmung versetzt.
Christmas Table Setting & Raumdeko – Festlicher Look & Feel
Startet eure Weihnachtsfeier mit einer stimmigen, festlichen Tischgestaltung, die perfekt zu eurer Brand passt! Ob Tischtücher, Deko-Elemente oder kleine Details – alles kann auf eure Unternehmensfarben und den Stil eurer Marke abgestimmt werden. Nutzt euer Branding und eure Corporate Identity, um eine besondere Atmosphäre zu kreieren, die eure Firmenkultur widerspiegelt und den Spirit eures Teams feiert.
Dekorationselement | Bedeutung | Verwendung |
Adventskranz | Bekannteste Weihnachtstradition | Als Tischdeko oder im Raum platzieren |
Weihnachtsbaum | Zentrales Element der Festtagsdekoration | Im Mittelpunkt des Raumes aufstellen |
Naturmaterialien | Nachhaltig und im Trend | Für Gestecke, Kränze oder Streudeko verwenden |
Fensterdekoration | Darf nicht fehlen | Mit Lichterketten, Sternen oder Schneeflocken gestalten |
Tipps & Ideen: Kleine Aufmerksamkeiten und Geschenke für die Mitarbeitenden
Zeigt euren Mitarbeitenden am Jahresende Wertschätzung mit kleinen, aber feinen Christmas Gifts! Ob brandete Promo-Items, trendy Gutscheine oder individuelle Aufmerksamkeiten – solche Weihnachtsgeschenke sind nicht nur ein herzliches Thank You, sondern stärken auch die Team-Bindung und das Engagement.
Fazit – Die Weihnachtsfeier, die in Erinnerung bleibt!
Die Planung einer unvergesslichen Christmas Party während der festlichen Season ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Event! Sie erfordert präzise Organisation und strategische Vorbereitung, um sicherzustellen, dass alles glatt läuft. Mit unserer ultimativen Checklist stellt ihr sicher, dass euer Event ein absoluter Success wird!
Beginnt frühzeitig mit dem Planning und definiert euer Budget, um die Weichen für eine stressfreie Organisation zu stellen. Wählt eine passende Venue, die die richtige Atmosphäre für eure Feier bietet. Achtet darauf, dass bei der Auswahl der Activities und des Menüs für jeden Geschmack etwas dabei ist – von kulinarischen Highlights bis hin zu interaktiven Teambuilding-Aktivitäten!
