Das Wichtigste in Kürze
- Eine erfolgreiche Offsite-Agenda kombiniert Struktur mit Flexibilität. Pausen und spontane Anpassungen fördern Produktivität und kreativen Austausch.
- Binde die Teilnehmer in die Agenda-Gestaltung ein. Eigenverantwortung und flexible Zeitrahmen verbessern Interaktion und Ergebnisse.
- Eine gute Balance von Inhalten und Unterhaltung ist wichtig. Produktive Phasen und Spaßaktivitäten stärken Motivation und Teamgefühl.
- Wähle eine passende Location und plane Aktivitäten, Transport und Catering sorgfältig. Ein Moderator oder Coach kann das Meeting zusätzlich unterstützen.
Eine gut durchdachte Agenda ist eine Sequenz von Aktivitäten und Pausen, die das Rückgrat jeder Veranstaltung darstellt. Sie leitet die Meetingteilnehmer logisch durch die Veranstaltung, vermittelt den Teamitgliedern ein klares Verständnis über die einzelnen Punkte des Ablaufs und die angestrebten Ergebnisse und erhöht dadurch die Fähigkeit des Teams, effektiv und schnell das gewünschte Ergebnis zu erreichen.
Doch was macht eine gute Offsite Meeting Agenda aus?
Kein Overload
Eine überladene Agenda für ein Meeting erschöpft die Teilnehmer und reduziert nicht nur die Aufnahmefähigkeit und dadurch die Effektivität der Veranstaltung, sondern macht die eigentlich positive Veranstaltung, zu einer überwiegend negativen Erfahrung.
Aus diesen Gründen sollten Pausen fester Bestandteil jeder Agenda sein. Diese bieten den Teilnehmern die nötige Zeit für Erholung, Smalltalk oder einen kurzen Snack zwischendurch und eine Möglichkeit für regelmäßige Ortswechsel. Um die Pausen so effektiv wie möglich zu gestalten, empfiehlt es sich mehrere separate Räume anzubieten, auf die sich die Teilnehmer aufteilen können. Sollten euch nur wenige Räume zu Verfügung stehen, könnt ihr versuchen, größere Räume durch tragbare Zwischenwände oder kreativ angeordnete Sitzmöglichkeiten in separate Bereiche aufzuteilen. Achtet jedoch darauf, dass dadurch auch für einzelne Personen, nicht nur Gruppen, Ruhe ermöglicht wird. Je nach Wetterbedingungen können sich auch Außenflächen als Rückzugsort anbieten.
Werdet kreativ beim Aufbau von Meeting Agenden.
Flexibilität in der Agenda
Ohne die nötige Flexibilität wird im schlimmsten Fall von einem Tagesordnungspunkt zum nächsten gehetzt. Dabei kann der Teamflow unterbrochen werden, die Pausen zum nötigen Austausch zu kurz kommen und so unter Umständen nicht das erhoffte Ziel des Meetings erreicht werden.
Eine gut strukturierte Besprechungsagenda kombiniert genau das richtige Maß an Verbindlichkeit und Flexibilität entlang an einem klaren Leitfaden. Übrigens: Professionelle Locations, die auf Offsites spezialisiert sind, arbeiten genauso flexibel wie ihr und reagieren professionell auf spontane Anforderungen und Ideen.
Agenda für Meeting: Das ist wichtig für die Teilnehmer
Der Erfolg eines Offsites hängt maßgeblich von dem Einsatz der anwesenden Personen ab.
Deshalb ist es unerlässlich, die Teilnehmer auf mehreren Ebenen in die Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung einzubeziehen und Aktivitäten auszuwählen, bei denen alle Teilnehmer mitmachen wollen.
Vermeidet es, eine vorgegebene Agenda für ein Meeting durchzusetzen. Gebt den Teilnehmern stattdessen Optionen, aktiv bei der Agenda Gestaltung mitzuwirken, mit dem Zweck Position zu Entscheidungen beziehen können und Ihren individuellen Beitrag leisten zu können.
Baut, wenn möglich, mehr teilnehmerspezifische Elemente in die Veranstaltung ein und passt die Tagesordnung in Echtzeit an die Bedürfnisse der Teilnehmer an.
Sind Teilnehmer in einer hitzigen Diskussion oder brauchen ein paar Minuten, um eine Aufgabenstellung zu beenden, gebt den Teilnehmern den benötigten Zeitrahmen.
Zeigt sich im Laufe des Offsites durch Status Updates, dass Euer Team mehr von einer Teambuilding-Aktivität als von dem eigentlich geplanten Design-Thinking Workshop profitieren würde, versucht die Agenda anzupassen, denn auch wenn mehr bewegliche Teile bei der Planung und Durchführung der Veranstaltung eine erhöhte Komplexität bedeuten, resultiert diese Flexibilität in einer interessanten, auf die Teilnehmer ausgerichtete Veranstaltung, aus der mehr Wert gewonnen werden kann.
Damit ihr bei all der Flexibilität nicht das eigentliche Ziel der Veranstaltung aus den Augen verliert, empfehlen wir Ihnen einen Offsite Manager oder Moderator, der euch bei der Meeting Vorbereitung unterstützt.
Die richtige Mischung
Wie bei allen Dingen im Leben gilt auch für das perfekte Offsite: “Balance is the key to everything”
Strebt das richtige Gleichgewicht zwischen Unterhaltung, persönlicher Weiterentwicklung und inhaltlicher Arbeit bei der Planung für eine gute Meeting Agenda an.
Winston Churchill sagte einst:
“Personally I’m always ready to learn, although I do not always like being taught”
Und so geht es vielen.
Wenn Teilnehmer Spaß haben, sind sie glücklicher, motivierter und nachgewiesen produktiver. Zudem sind sie eher bereit, Risiken einzugehen, sich an den Aktivitäten zu beteiligen und neue Dinge zu lernen.
Entsprechend sollten Spaß und Unterhaltung auf einem Offsite nicht vernachlässigt werden.
Wir empfehlen daher Achtsamkeitsübungen und interaktive Spiele als Agendapunkte der Sitzung hinzuzufügen, die Unterhaltung und inhaltliche Arbeit verbinden.
Eine gemeinsame Wanderung durch den Schnee oder eine gemeinsame Runde Volleyball machen nicht nur Spaß, sondern verfolgen das Ziel, das Teamgefühl und die Zusammenarbeit zu stärken.
Offsite Meeting Agenda Vorlage & Checkliste
Ziel
Entwickelt zu Beginn ein Konzept für die Veranstaltung und legt gemeinsam mit Ihrem Team ein übergreifendes Ziel für das Meeting fest. Was möchtet Ihr mit der Veranstaltung erreichen? Diese Frage sollte vorab geklärt werden, um zu entscheiden, ob One-on-One-Meetings ebenso Teil des Meetings sein sollten wie Besprechungen mit allen Teammitgliedern und ob ein Kick-Off-Meeting sinnvoll ist.
Dauer
Legt die Dauer der Veranstaltung fest. Wie viele Tage soll die Veranstaltung dauern bzw. wie viele Tage benötigt Ihr, um das zuvor definierte Ziel zu erreichen? Die Zeitspanne kann danach in Stunden oder 30-Minuten-Slots aufgeschlüsselt werden.
Teilnehmer
Erstellt eine Teilnehmerliste – Welche Mitarbeiter werden an der Veranstaltung teilnehmen?
Budget
Legt anhand eurer Ressourcen ein Budget fest. Das Budget wird maßgeblich die Qualität und das Ergebnis des Offsites beeinflussen.
Wer organisiert das Ganze?
Bevor es ans Eingemachte geht – die Planung, Organisation und Koordination – überlegt, ob jemand im eigenen Team oder auch Unternehmen die Kapazitäten und Fähigkeiten besitzt, das Meeting Management zu übernehmen oder ob ihr besser einen externen Dienstleister mit Erfahrung beauftragt.
Location
Wie und wo wird die Veranstaltung stattfinden? Bucht die notwendigen Veranstaltungsorte in einer geeigneten Lage.
Wie ihr bereits in unserer vorherigen Mail gelernt habet, hängt die Wahl des Veranstaltungsortes von verschiedenen Aspekten ab, u.a. der Anzahl der Teilnehmer, formell oder informell, Thema der Veranstaltung und Budget. Versichert euch, dass die Location Ihren Anforderungen entspricht und die entsprechenden Möglichkeiten bereitstellt.
Aktivitäten
Plant Aktivitäten als Tagesordnungspunkte mit ein, die das Programm auflockern und dem Event gleichzeitig den Erlebnischarakter verleihen. Denkt daran, ausreichend Pausen für die Meeting Teilnehmer einzuplanen.
Transport
Organisiert den Transport zur und von der Veranstaltung, sowohl für alle Teammitglieder als auch alle Referenten.
Catering
Wie soll das Catering für das Team aussehen? Locker und lässig mit einem Grillabend am Lagerfeuer oder doch ein edles 4-Gänge-Menü? Passt das Catering an die Bedürfnisse und Vorlieben eures Teams an.
Die Ernährung der Teilnehmer kann extrem vielfältig aussehen, deshalb denkt daran, Allergien und spezielle Diäten zu berücksichtigen.
Moderator oder Coach?
Fragt euch, ob die Ergänzung durch einen Moderator oder sogar Coach dabei helfen könnte, die Ziele des Offsites zu erreichen. Ein Moderator hilft dabei, das Team auf Kurs zu halten, und sorgt dafür, dass das Team sich engagiert und der Spaß nicht vergessen wird. Ein Coach kann zusätzlich inhaltlichen Input vermitteln und neue Perspektiven geben, um zu Diskussionen anzuregen.
Infografik für die Agenda eines Team Offsites
Zusammenfassung für die Meeting Agenda in Team Offsites
Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass eine ausgewogene Tagesordnung aus der aktiven Teilnahme genau wie aus ruhigen Momenten besteht. Es ist die Mischung aus Inhalt, Unterhaltung ,persönliche Weiterentwicklung und Pausen, die Beispiele für den Erfolg einer Besprechung darstellen und entscheidend sind.
Am Ende sollte eine sorgfältige Agenda jeden ermutigen, neue Impulse zuzulassen, vom Alltag abzuschalten und mit Menschen zu sprechen, mit denen sie normalerweise weniger oder über andere Themen gesprochen haben, kurz: das Beste aus der gemeinsamen Zeit rauszuholen.
Damit euer Offsite Team Meeting erfolgreich wird, baut auf eine passende Location. Wir von meetreet haben über 400 Locations in Europa besucht und stellen sie hier vor, zur Unterstützung eures Meeting Managements.
