Eine gut durchdachte Agenda ist eine Sequenz von Aktivitäten und Pausen, die das Rückgrat jeder Veranstaltung darstellt. Sie leitet die Teilnehmer logisch durch die Veranstaltung, vermittelt den Teilnehmern ein klares Verständnis über den Ablauf und die angestrebten Ergebnisse und erhöht dadurch die Fähigkeit des Teams, effektiv und schnell das gewünschte Ergebnis zu erreichen.
Doch was macht eine gute Offsite Meeting Agenda aus?
Kein Overload
Eine überladene Agenda erschöpft die Teilnehmer und reduziert nicht nur die Aufnahmefähigkeit und dadurch die Effektivität der Veranstaltung, sondern macht die eigentlich positive Veranstaltung, zu einer überwiegend negativen Erfahrung.
Aus diesen Gründen sollten Pausen fester Bestandteil jeder Agenda sein. Diese bieten den Teilnehmern die nötige Zeit für Erholung, Smalltalk oder einen kurzen Snack zwischendurch und eine Möglichkeit für regelmäßige Ortswechsel. Um die Pausen so effektiv wie möglich zu gestalten, empfiehlt es sich mehrere separate Räume anzubieten, auf die sich die Teilnehmer aufteilen können. Sollten euch nur wenige Räume zu Verfügung stehen, könnt ihr versuchen, größere Räume durch tragbare Zwischenwände oder kreativ angeordnete Sitzmöglichkeiten aufzuteilen. Achtet jedoch darauf, dass dadurch auch für einzelne Personen, nicht nur Gruppen, Ruhe ermöglicht wird. Je nach Wetterbedingungen können sich auch Außenflächen als Rückzugsort anbieten.
Werdet kreativ.
Flexibilität in der Agenda
Ohne die nötige Flexibilität wird im schlimmsten Fall von einem Programmpunkt zum nächsten gehetzt. Dabei kann der Teamflow unterbrochen werden, die Pausen zum nötigen Austausch zu kurz kommen und so nicht die erhofften Ergebnisse erzielt werden.
Eine richtige Agenda findet genau die richtige Mischung aus Commitment und Flexibilität. Übrigens: Professionelle Locations, die sich auf die Ausrichtung von Offsites spezialisiert haben, agieren genauso flexibel wie ihr und reagieren auch auf spontane Anforderungen professionell.
Agenda für die Meeting Teilnehmer
Der Erfolg eines Offsites hängt maßgeblich von der Beteiligung der anwesenden Personen ab.
Deshalb ist es unerlässlich, die Teilnehmer auf mehreren Ebenen in die Gestaltung und Durchführung der Veranstaltung einzubeziehen und Aktivitäten auszuwählen, bei denen alle Teilnehmer mitmachen wollen.
Vermeidet es, eine vorgegebene Agenda durchzusetzen. Gebt den Teilnehmern stattdessen Optionen, aktiv bei der Agenda Gestaltung mitzuwirken, damit sie Position beziehen können.
Baut, wenn möglich, mehr teilnehmerspezifische Elemente in die Veranstaltung ein und passt die Tagesordnung in Echtzeit an die Bedürfnisse der Teilnehmer an.
Sind Teilnehmer in einer hitzigen Diskussion oder brauchen ein paar Minuten, um eine Aufgabenstellung zu beenden, gebt den Teilnehmern die benötigte Zeit.
Zeigt sich im Laufe des Offsites, dass Ihr Team mehr von einer Teambuilding-Aktivität als von dem eigentlich geplanten Design-Thinking Workshop profitieren würde, versuche die Agenda anzupassen, denn obwohl wenn mehr bewegliche Teile bei der Planung und Durchführung der Veranstaltung eine erhöhte Komplexität bedeuten, resultiert diese Flexibilität in einer interessanten, auf die Teilnehmer ausgerichtete Veranstaltung, aus der mehr Wert gewonnen werden kann.
Damit ihr bei all der Flexibilität nicht das eigentliche Ziel der Veranstaltung aus den Augen verlieren, empfehlen wir Ihnen ein Offsite Manager oder Moderator, der euch unterstützt.
Die richtige Mischung
Wie bei allen Dingen im Leben gilt auch für das perfekte Offsite: “Balance is the key to everything”
Streben Sie das richtige Gleichgewicht zwischen Unterhaltung, persönlicher Weiterentwicklung und inhaltlicher Arbeit bei der Planung der Agenda an.
Winston Churchill sagte einst:
“Personally I’m always ready to learn, although I do not always like being taught”
Und so geht es vielen.
Wenn Teilnehmer Spaß haben, sind sie glücklicher, motivierter und nachgewiesen produktiver. Zudem sind sie eher bereit, Risiken einzugehen, sich an den Aktivitäten zu beteiligen und neue Dinge zu lernen.
Entsprechend sollten Spaß und Unterhaltung auf einem Offsite nicht vernachlässigt werden.
Wir empfehlen daher Achtsamkeitsübungen und interaktive Spiele zur Agenda hinzuzufügen, die Unterhaltung und inhaltliche Arbeit verbinden.
Eine gemeinsame Wanderung durch den Schnee oder eine gemeinsame Runde Volleyball machen nicht nur Spaß, sondern stärken das Teamgefühl und die Zusammenarbeit.
Offsite Meeting Agenda Vorlage & Checkliste
Ziel
Entwickelt zu Beginn ein Konzept für die Veranstaltung und legen Sie gemeinsam mit Ihrem Team ein übergreifendes Ziel für die Veranstaltung fest. Was wollen Sie mit der Veranstaltung erreichen? Diese Frage sollte vorab geklärt werden.
Dauer
Legen Sie die Dauer der Veranstaltung fest. Wie viele Tage soll die Veranstaltung dauern bzw. wie viele Tage benötigen Sie, um das zuvor definierte Ziel zu erreichen? Die Zeitspanne kann danach in Stunden oder 30-Minuten-Slots aufgeschlüsselt werden.
Teilnehmer
Erstellen Sie eine Teilnehmerliste – Wer wird an der Veranstaltung teilnehmen?
Budget
Legen Sie ein Budget fest. Ihr Budget wird maßgeblich die Qualität und das Ergebnis des Offsites beeinflussen.
Wer organisiert das Ganze?
Bevor es ans Eingemachte geht – die Planung, Organisation und Koordination – überlegt sich, ob jemand im eigenen Team oder auch Unternehmen die Kapazitäten und Fähigkeiten besitzt, das Event zu organisieren oder ob ihr besser einen externen Dienstleister mit Erfahrung beauftragt.
Location
Wie und wo wird die Veranstaltung stattfinden? Bucht die notwendigen Veranstaltungsorte.
Wie ihr bereits in unserer vorherigen Mail gelernt habet, hängt die Wahl des Veranstaltungsortes von verschiedenen Aspekten ab, u.a. der Anzahl der Teilnehmer, formell oder informell, Thema der Veranstaltung und Budget. Versichert euch, dass die Location Ihren Anforderungen entspricht und die entsprechenden Möglichkeiten bereitstellt.
Aktivitäten
Plant Aktivitäten mit ein, die das Programm auflockern und dem Event gleichzeitig den Erlebnischarakter verleihen. Denkt daran, ausreichend Pausen einzuplanen.
Transport
Organisieren den Transport zur und von der Veranstaltung, sowohl von allen Teilnehmern als auch den Referenten.
Catering
Wie soll das Catering für das Team aussehen? Locker und lässig mit einem Grillabend am Lagerfeuer oder edles 4-Gänge-Menü? Passt das Catering an die Bedürfnisse und Vorlieben eures Teams an.
Die Ernährung der Teilnehmer kann extrem vielfältig aussehen, deshalb denkt daran, Allergien und spezielle Diäten zu berücksichtigen.
Moderator oder Coach?
Fragt euch, ob die Ergänzung durch einen Moderator oder sogar Coach dabei helfen könnte, die Ziele des Offsites zu erreichen. Ein Moderator hilft dabei, das Team auf Kurs zu halten, und sorgt dafür, dass das Team sich engagiert und der Spaß nicht vergessen wird. Ein Coach kann zusätzlich inhaltlichen Input vermitteln und neue Perspektiven geben.
Infografik für die Agenda eines Team Offsites
Zusammenfassung für die Meeting Agenda in Team Offsites
Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass eine ausgewogene Tagesordnung aus der aktiven Teilnahme genau wie aus ruhigen Momenten besteht. Es ist die Mischung aus Inhalt, Unterhaltung ,persönliche Weiterentwicklung und Pausen, die für den Erfolg entscheidend ist.
Am Ende sollte eine sorgfältige Agenda jeden ermutigen, neue Impulse zuzulassen, vom Alltag abzuschalten und mit Menschen zu sprechen, mit denen sie normalerweise weniger oder über andere Themen gesprochen haben, kurz: das Beste aus der gemeinsamen Zeit rauszuholen.
Damit euer Offsite Meeting erfolgreich wird, baut auf eine passende Location. Wir von meetreet haben über 400 Locations in Europa besucht und stellen sie hier vor.
