„Offsite Meeting Locations sollten inspirierend sein“
Einmal vom Büro, den gewohnten 4 Wänden und dem üblichen selben Meetingraum Abstand nehmen – ein schöner Gedanke. Doch nicht nur präsente Teams, sondern vor allem Remote Teams entdecken immer mehr die Vorteile, sich gemeinsam für ein paar Tage in einer inspirierenden Location zu treffen:
So eine Teamauszeit kann ein Projekt binnen Tagen einen enormen Boost geben. Doch was, wenn bei der Auswahl der Location wichtige Dinge nicht bedacht worden sind und das Team auf einmal einsam im Wald ohne WLAN sitzt – wo doch gerade der Produktlaunch geplant war. Oder noch schlimmer: ein Meetingraum aus den 80ern, umgeben von grauen Wänden, dunklen Holzarmaturen und einem rauen ausgelatschten Teppich auf dem Boden, der jede angedachte Kreativität des geplanten Workshops direkt im Keim erstickt!
Aus unserer Erfahrung bei der Planung von Offsite Meetings für verschiedene KMUs sowie Konzerne haben wir die 3 wichtigsten Kriterien ableiten können, die euch bei der Planung und Organisation eures nächsten Team Meetings helfen können.
1. Team Offsite Anlass klären
Mit dem Team einmal für ein paar Tage rauszukommen – ob als Abteilung, Projektteam oder Führungskräfte-Team: das Ganze hat viele Bezeichnungen, allen voran Team Offsite, Offsite Meeting oder auch Workation mit dem Team.
Den Begriffen allen gemein ist das Team im Fokus, als Dreh- und Angelpunkt, als Kernressource und dessen Motivation sowie teamliche Skills als der Asset. Doch zugrunde liegt ihnen ein anderer Fokus, ein individueller Schwerpunkt für die geplante Auszeit:
Handelt es sich um einen Neujahres-Kickoff, ein Strategiemeeting, einen gemeinsam geplanten Produktlaunch, um klassisches Teambuilding oder doch um ein Teamevent mit produktivem und Incentive-Anteil?
Es sollte sich also als Erstes die Frage gestellt werden:
Wie viel Arbeit wollen wir? Und wie viel Teambonding und Teambuilding wollen wir?
Grundsätzlich bietet sich oft eine Kombination aus beidem ein. Sich nur mit Arbeitsthemen auseinanderzusetzen, so zeigen Studien, wirkt auf den ersten Blick produktiv und kosteneffizienter. Dennoch sind es auch oft die kleinen Momente im Team, der Witz vom Kollegen, die persönlichen Geschichten von zuhause, die uns zusammenwachsen und umso besser am Ende auch arbeiten lassen.
Wichtig ist es auch vorher abzustecken, wie viele Teilnehmer am Team Offsite teilnehmen sollen. Zudem sollte zu Beginn klar sein, wie viel Tage ihr euch für das Offsite Meeting Zeit nehmen möchtet, um eure Themen anzugehen. Anschließend ist es auch wichtig zu schauen, von wo die Teilnehmer anreisen müssen. Daraus ergibt sich bei Remote Teams bspw. die Frage, welche Destination aus Gründen des Kostensparens und der Nachhaltigkeit die meisten Überschneidungen bietet. Für Teams vor Ort sollte sich die Frage gestellt werden, in welchem Umkreis vom Standort die Offsite Meeting Location liegen sollte.
Soll das Offsite mit Übernachtung stattfinden, ist es wichtig eine Location auszuwählen, in der genug Zimmer vorhanden sind, um zu gewährleisten, dass alle Teilnehmer einzeln untergebracht werden können. Vergessen Sie nicht, sich auch nach dem Frühstücksangebot zu erkundigen.
Um das wichtigste nicht außer Acht zu lassen, informiert euch vorab, ob die Location über einen Meetingraum verfügt und stellen Sie sicher, dass der Meetingraum über die nötige Ausstattung verfügt. Für die Arbeit am Team wird meistens nicht mehr benötigt als eine Flipchart, ein Moderatorenkoffer, Leinwand/ Beamer und WLAN.
3. Was die Offsite Meeting Location bieten muss
Die Wahl der richtigen Location für ein Offsite Meeting hängt auch damit zusammen, wie sehr sich das Team bereits kennt und vertraut.
Ein vertrautes Team ist deutlich offener gegenüber beispielsweise engeren Räumen oder Aktivitäten mit Körperkontakt, braucht meistens weniger Freizeit als ein neues Team und übernachtet eher in den gleichen Räumlichkeiten.
Für die Planung mit einem relativ jungen Team benötigt es mehr Rückzugsräume für die einzelnen Teammitglieder, Aktivitäten, in denen man sich gut beschnuppern und austauschen kann (gemeinsames Kochen, Lagerfeuer, Wanderung etc.), Raum zum Austausch und Kennenlernen sowie die Verfügbarkeit von Einzelzimmern.
Informiert euch auch vorab, ob die Offsite Location über einen Meetingraum verfügt und stellt sicher, dass der Meetingraum über die nötige Ausstattung verfügt. Die Klassiker wie Flipchart, ein Moderatorenkoffer, Leinwand/ Beamer und WLAN sollten verfügbar sein.
Eine gute Möglichkeit sich einen Überblick zu verschaffen findet ihr hier.
Locations sind spannender, wenn sie in kleinem Umkreis attraktive Aktivitäten bieten. Befindet sich in der Umgebung ein Wald, See oder Park oder findet das Offsite in einer Großstadt, mit interessanten Sehenswürdigkeiten, statt?
4. Lage & Umgebung der Offsite Meeting Locations beachten
Locations direkt auf dem Land oder in der Natur werden immer beliebter, wenn es um Offsite Meetings geht. Den Großstadtdschungel auszutauschen gegen eine ruhige und reizarme Umgebung lässt Fokus und Inspiration zu. Offsite Meeting Locations sind besonders dann spannend und inspirierend, wenn sie in kleinem Umkreis attraktive Aktivitäten bieten. Befindet sich in der Umgebung ein Wald, See oder Park oder liegt die Location sogar mitten in den Bergen oder am Meer?
Daraus ergeben sich viele spannende Aktivitäten wie Geocaching, Kanu fahren, Wandern, Bootstouren und vielen mehr. Haltet Ausschau nach genau solchen Perlen.
Mit der Auswahl der passenden Offsite Meeting Location ist das wichtigste Fundament für eine erfolgreiche Zeit mit dem Team gesetzt. Jetzt steht neuen und kreativen Gedanken, Motivation und Innovation nichts mehr im Weg.
Wenn ihr noch auf der Suche nach der richtigen Location für euch seid, findet ihr hier bei uns eine stätig wachsende Auswahl an getesteten und geprüften Locations europaweit.
