Das Wichtigste in Kürze
- Gezielte Vorbereitung: Hinterfragt die Notwendigkeit jedes Meetings und plant Zuständigkeiten im Voraus, um spontane Zeitfresser zu vermeiden.
- Kleine, relevante Gruppe: Ladet nur Personen ein, die direkt am Thema beteiligt sind oder entscheidenden Input geben können, um Effizienz zu gewährleisten.
- Struktur und Zeitmanagement: Legt klare Rollen wie Moderator und Timekeeper fest und plant die Dauer realistisch, um den Fokus auf das Meetingziel zu halten.
- Interaktive Beteiligung: Nutzt verschiedene Medien und gebt jedem Teilnehmer Raum für Beiträge, um die Interaktivität und Produktivität des Meetings zu steigern.
Damit Ihr die Zusammenkünfte mit Euren Kollegen, Teams und Vorgesetzten endlich wieder fokussiert angehen könnt, gibt es in diesem Artikel 5 Schritte zu einem effektiven Team Meeting – besonders in spontanen Homeoffice-Zeiten.
Wir leben in einer Meetingkultur. Die Zahlen belegen: Führungskräfte verbringen über 7.000 Stunden im Jahr in nicht effektiven Meetings und verwenden ein hohes Budget für Besprechungen.
Wir nutzen Meetings zur Informationsvermittlung, um uns gegenseitig über Fortschritte auf dem Laufenden zu halten, Projektänderungen zu besprechen, Informationen auszutauschen, Diskussionen zu führen oder gemeinsam Strategien zu entwickeln. Sie sind ein wichtiger Teil der Unternehmenskommunikation, oft jedoch unorganisierter als nötig und neigen dazu den Zeitrahmen zu sprengen.
Aus diesem Grund sind Team Meetings in vielen Unternehmen eher ein notwendiges Übel, als eine Bereicherung des Alltags und stehen für Zeitverschwendung, Anstrengung und Frustration bei den meisten Teilnehmenden.
Um den Austausch mit Ihren Kollegen, Teams und Vorgesetzten effektiver zu gestalten, gibt es in diesem Artikel 5 Schritte um ein effektives Meeting halten zu können – besonders in Zeiten von spontaner Remote Arbeit.
5 Schritte zu einem Effektiven Team Meeting
Effektive Meetings sind in der heutigen Arbeitswelt wichtiger denn je, vor allem in Zeiten von Homeoffice und Remote-Arbeit. Doch oft nehmen sie zu viel Zeit in Anspruch und bringen nicht die gewünschten Ergebnisse. Mit diesen 5 Schritten könnt Ihr Meetings gezielt strukturieren, die richtigen Personen einbinden und eine produktive Atmosphäre schaffen. So wird der Austausch in eurem Team effizienter, fokussierter und trägt zum gemeinsamen Erfolg bei.
Schritt 1: So wenig spontane Meetings wie möglich
Eine Untersuchung von Meetings in 17 unterschiedlichen Konzernen ergab, dass Führungskräfte bis zu 60% ihrer Arbeitszeit in Meetings verbringen, jedoch nur 58% der Meetings Ergebnisse hervorbringen.
Entsprechend solltet ihr die Notwendigkeit und Gründe jedes Meetings hinterfragen.
Spontane Meetings sind besonders große Produktivitätskiller, in Zeiten von Open Door Policies jedoch oft großer Bestandteil vieler Führungskräfte. Bei diesen ist es besonders wichtig sich zu fragen, ob ein Gespräch wirklich notwendig ist, oder bis zum nächsten Stand-Up warten kann.
Bei notwendigen Meetings sollten Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten im Vorfeld festgelegt werden, um Zeit zu sparen.
Schritt 2: Die richtigen Personen einladen
Ein effektives Meeting steht und fällt mit der richtigen Auswahl der Personen am Tisch. Dabei sollten Sie generell versuchen, den beteiligten Personenkreis möglichst klein zu halten. Stellen Sie sich dazu bereits bei der Einladung der Teilnehmer einige grundlegende Fragen:
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Ist die Mitarbeiter*in direkt an der Fragestellung beteiligt?
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Sind von dieser Person durch Ihre Erfahrung oder Tätigkeit Impulse zu erwarten, die uns dem Ziel näherbringen?
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Wie wichtig ist die Fragestellung für diese Person?
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Ist diese Person bedeutsam, um die Entscheidung treffen zu können?
Erst wenn Ihr überzeugt seid, dass diese Person für das Meeting unabdingbar ist, sollte sie eingeladen werden.
Schritt 3: Definition eines strukturierten Meetings und die Vermeidung von Störern
Führung ist auch in Meetings einer der entscheidenden Faktoren. Die Positionen der anwesenden sollten klar verteilt sein: Vom Meeting-Host, welcher in Zusammenarbeit mit den Beteiligten für die Agenda und die genaue Zielsetzung verantwortlich ist, bis hin zum Timekeeper, welcher auf die Einhaltung der Agenda achtet. Treffen Sie hier am besten vorab eine Einschätzung wie lang das Meeting dauern sollte und halten Sie sich daran. Auch hier gilt: Die wirkliche Zeit, die für das Erreichen des gesetzten Ziels wirklich benötigt wird, kann deutlich von der im Kalendar eingetragenen Zeit abweichen. Planen Sie einmal mehr Zeit ein als voraussichtlich nötig, können Sie sicher sein, dass das Meeting auch diese oder sogar mehr Zeit in Anspruch nehmen kann. Gemäß dem parkinsonschen Gesetz nimmt Arbeit also so viel Zeit in Anspruch, wie man ihr gibt. Gleiches gilt auch für Meetings. Reduziert die Zeit die ihr ursprünglich für ein Meeting einplanen wolltet, um ein Zehntel.
Tipps, um den ambitionierten Zeitplan einhalten zu können : Störende Einflüsse haben in einem Meeting nichts verloren. Also Smartphone aus, Tür zu und Laptops vom Tisch. So gewährt man, dass jeder sich ungestört auf das vorliegende Thema konzentrieren kann und die Anderen ebenfalls nicht ablenkt.
Schritt 4: Sorgt für eine Atmosphäre der Konzentration
Im Alltag erreichen euch zahlreiche Einflüsse von außen, die es erschweren, sich auf strategische und langfristige Themen zu konzentrieren.
In Meetings braucht es jedoch gerade diesen Raum, um auf alle wichtigen Fragen einzugehen, für die sonst keine Zeit bleibt.
Eine Atmosphäre der Konzentration entsteht aus den Aspekten der ersten drei Schritte, es kann aber auch hilfreich sein, in Meetings die Perspektive zu wechseln und vielleicht auch außerhalb des Firmengebäudes zusammenzukommen, um neue, kreative Impulse zu tanken.
In Burinis Offsites for Leaders wird die herkömmliche Art eines Meetings für die Teilnehmer zu einer Team-Experience voller Konzentration und Abstand vom operativen Geschäft des Unternehmens. Es geht darum, an strategischen und langfristigen Fragestellungen zu arbeiten und konkrete Ziele zu erreichen.
Schritt 5: Beteiligt jeden Teilnehmer für ein produktives Meeting
Es kann hilfreich sein, dem Meeting einen Workshop-Charakter zu geben, bei dem jeder Teilnehmer etwas beiträgt und es Phasen für die Ausarbeitung und Vorstellung der eigenen Position sowie Feedback gibt. So kommt jeder zu Wort und wird aktiv aufgefordert, sich am Thema zu beteiligen.
Laut einer Studie kann es hilfreich sein, unterschiedliche Medien wie Präsentationen, Tabellen und kleine Aktivitäten in das Meeting zu integrieren, da dies laut 72% der Teilnehmer die Interaktivität steigert. Seid also kreativ bei der Vorbereitung, Gestaltung und Durchführung eures nächsten Meetings.
