Tagung planen & organisieren – Kreative Anleitung

Wenn große Teams zusammenkommen und sich eine Plattform für Austausch im Unternehmen entwickelt, dann möchtet ihr als Tagungsplanerinnen an alles gedacht haben. Keine unerwarteten Überraschungen, sondern eine Location mit Wow-Effekt, ein Programm, dass die Teilnehmerinnen begeistert und ein Rahmenprogramm, das ankommt.

Aus unserer Erfahrung von zahlreichen begleiteten Tagungen und dem Scouting von über 400 Locations für Tagungen in ganz Europa, teilen wir in dieser Anleitung zum Tagung planen unser Wissen zum Thema Tagung organisieren. Du erhältst eine Vorlage, mit der es einfach wird, die Inhalte der Tagung und das Rahmenprogramm zu planen und kannst aus hunderten Locations für eure nächste Tagung wählen.

Was ist eine Tagung?

Eine Tagung eines Unternehmens ist ein zentraler Moment für Wissensaustausch und Teamstärkung. Anders als Seminare oder Workshops, bietet sie Raum für vielfältige Themen und fördert die Interaktion zwischen den Mitarbeitern. Durch die Organisation einer Tagung schafft das Unternehmen eine Plattform, um das interne Know-how zu vertiefen, neue Ideen zu generieren und gemeinsame Ziele zu setzen. Hier geht es nicht nur um das Sammeln von Informationen, sondern auch darum, das Team zu stärken und eine gemeinsame Vision zu entwickeln.

Welche Arten von Tagungen gibt es?

Konferenzen

Große Veranstaltungen, die Experten, Fachleute und Interessierte aus einem bestimmten Bereich zusammenbringen, um aktuelle Themen zu diskutieren, neue Forschungsergebnisse vorzustellen und Netzwerkmöglichkeiten zu bieten.

Kongresse

Ähnlich wie Konferenzen, jedoch oft spezifischer auf eine bestimmte Branche oder ein bestimmtes Thema ausgerichtet. Kongresse können auch Ausstellungen oder Fachmessen umfassen, um Produkte oder Dienstleistungen zu präsentieren.

Symposien

Akademische Veranstaltungen, die darauf abzielen, eine Gruppe von Experten zusammenzubringen, um über spezifische Themen zu diskutieren, Forschungsergebnisse zu präsentieren und neue Ideen zu generieren.

Seminare

Kleine bis mittelgroße Veranstaltungen, die sich auf die Vermittlung von Wissen zu einem bestimmten Thema konzentrieren. Seminare können interaktiv sein und oft praktische Übungen oder Diskussionen beinhalten.

Workshops

Praktische Veranstaltungen, die darauf abzielen, bestimmte Fähigkeiten zu vermitteln oder bestimmte Probleme zu lösen. Workshops können interaktiv sein und ermöglichen den Teilnehmern, durch praktische Übungen zu lernen und neue Fähigkeiten zu entwickeln.

Welches Tagungsformat ist für euren Anlass passend? Erhalte zunächst Klarheit über die Ziele der Tagung, bevor du mit der Organisation beginnst.

Wer nimmt an einer Tagung teil?

Die große Frage nach der Einladung. Häufig wird bereits ein klarer Teilnehmerkreis der Tagung vorgegeben sein. Doch wenn das nicht so ist, prüfe:

1. Welche Gäste müssen eingeladen sein, damit Entscheidungen verbindlich getroffen werden können?
2. Welche Gäste können wertvolle Inhalte beitragen?
3. Welche Gäste sollten aufgrund ihrer repräsentativen Funktion eingeladen werden?
4. Welche externen Gäste könnten das Rahmenprogramm bereichern?

Wie kann ich eine Tagung planen?

Wir haben für dich eine Aufgabenliste zusammengestellt, die du Schritt-für-Schritt abhaken kannst. Sind alle Punkte erfüllt, ist alles Wichtige vorbereitet.

1. Festlegung der Ziele und Zielgruppe:
   • Definiere die Hauptziele der Tagung, z. B. Wissenstransfer, Networking oder die Vorstellung neuer Produkte.
   • Identifiziere die Zielgruppe, z. B. Fachleute, Unternehmer oder Studierende oder bei internen Tagungen die passenden Mitarbeiter
2. Auswahl des Tagungsorts
   • Suche rechtzeitig nach einem geeigneten Veranstaltungsort, der die Anforderungen der Tagung erfüllt, z. B. Kapazität, Ausstattung und Lage. Sei aber auch kreativ in der Auswahl. Den oldschool Tagungshotels sind out. Es braucht frische Impulse und kreative Umgebungen. meetreet hilft dir dabei.
   • Prüfe Verfügbarkeit und Buchung des Veranstaltungsorts.
3. Bestimmung des Datums und der Dauer:
   • Wähle ein Datum aus, das für die Zielgruppe günstig ist und keine Konflikte mit anderen Veranstaltungen hat.
   • Bestimme die Dauer der Tagung, ob sie einen halben Tag, einen ganzen Tag oder mehrere Tage dauern soll.
4. Programmgestaltung
   • Erstelle ein Programm mit Vorträgen, Diskussionen, Workshops und Networking-Möglichkeiten.
   • Lade Referenten ein, ihre Expertise zu präsentieren und relevante Themen zu diskutieren.
5. Marketing und Werbung
   • Entwickle eine Marketingstrategie, um die Tagung zu bewerben. Stelle dabei den besonderen Mehrwert eine Teilnahme heraus.
   • Entwickle eine Strategie, um die Zielgruppe im richtigen Moment zu erreichen (LinkedIn, interne Kanäle, andere Events etc.)
6. Registrierung und Teilnehmermanagement
   • Richte ein Online-Registrierungssystem ein, um Teilnehmer anzumelden und ggf. Zahlungen entgegenzunehmen.
   • Verwalte Teilnehmerinformationen und kommuniziere wichtige Details vor der Tagung, z. B. Programmänderungen oder Anfahrtsinformationen.
7. Logistik und Organisation vor Ort
   • Koordiniere die Logistik für die Tagung, einschließlich Catering, Technik und Transport.
   • Stelle sicher, dass alle benötigten Materialien und Ressourcen vor Ort verfügbar sind.
8. Evaluierung und Feedback
   • Sammle Feedback von Teilnehmern nach der Tagung, um Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
   • Bewertung der Zielerreichung und der Effektivität der Tagung.

Wo finde ich eine Location für eine Tagung?

Frage bei anderen Unternehmen, Organisationen oder Kollegen nach Empfehlungen für geeignete Tagungsorte. Besonders persönliche Erfahrungen und Empfehlungen können bei der Entscheidungsfindung hilfreich sein und vor allem entdeckst du so echte Geheimtipps.

Natürlich ist es auch sinnvoll, spezialisierte Websites und Plattformen zu nutzen, die eine Vielzahl von Veranstaltungsorten für Tagungen auflisten. Bei meetreet haben wir über 400 Locations kuratiert, die alle durch ihre besondere Gestaltung Kreativität und Inspiration fördern. Du findest sie in ganz Europa und mit dem Filter auf Tagungshotels werden dir schnelle passende Tagungslocations angezeigt.

Möchtest du dich in diesem Prozess begleiten lassen, gibt es Event-Agenturen, die auf die Umsetzung von Tagungen spezialisiert sind. Bei meetreet beraten wir dich gern in Bezug auf die Locationauswahl. Stelle dafür einfach eine Locationanfrage.

Inhalte einer Tagung planen

Wir haben dir ein beispiel für eine eher unkonventionelle Agenda für eine Tagung zusammengestellt, die sowohl Ideen für Aktivitäten, aber auch Workshopformate und Timings beeinhaltet. Nutze sie als Inspiration für deine eigene Agenda, die auf die festgelegten Ziele der Tagung einzahlen sollte.

Tag 1

09:00 – 09:30 Uhr: Begrüßung und Icebreaker

• Lockerer Einstieg mit einem kurzen Icebreaker-Spiel, um die Teilnehmer zu aktivieren und für eine positive Stimmung zu sorgen.

09:30 – 11:00 Uhr: TED-Style Talks

• Kurze, inspirierende TED-Style Talks zu verschiedenen Themen, die die Kreativität und das Engagement der Teilnehmer anregen.

11:00 – 11:30 Uhr: Kaffeepause mit Kreativitätsstationen

• Kaffeepause mit interaktiven Kreativitätsstationen, an denen die Teilnehmer ihre Gedanken und Ideen festhalten können.

11:30 – 13:00 Uhr: Workshop Session 1: „Out-of-the-Box Thinking“

• Workshop zur Förderung von unkonventionellem Denken und innovativen Ideen. Die Teilnehmer arbeiten in Gruppen an kreativen Lösungsansätzen für aktuelle Herausforderungen des Unternehmens.

13:00 – 14:00 Uhr: Mittagspause mit Food Trucks

• Lockere Mittagspause mit einer Vielfalt von Food Trucks, die eine Auswahl an frischen und ungewöhnlichen Speisen anbieten.

14:00 – 15:30 Uhr: Escape Room Challenge

• Teambuilding-Aktivität in Form einer Escape Room Challenge, bei der die Teilnehmer zusammenarbeiten müssen, um knifflige Rätsel zu lösen und aus einem Raum zu entkommen.

15:30 – 16:00 Uhr: Kreative Pause im Grünen

• Entspannte Pause im Grünen mit Möglichkeiten für Spaziergänge, Frisbee-Spiele oder einfach nur zum Ausruhen und Gedankenaustausch.

16:00 – 17:30 Uhr: Improvisationstheater Workshop

• Interaktiver Workshop zum Thema Improvisationstheater, der die Kreativität, Spontaneität und Teamfähigkeit der Teilnehmer fördert.

18:00 Uhr: Abendessen und Live-Musik-Performance

• Gemeinsames Abendessen begleitet von einer Live-Musik-Performance, um den Tag in entspannter Atmosphäre ausklingen zu lassen.

Tag 2

09:00 – 10:30 Uhr: Yoga und Meditationssession

• Entspannende Yoga- und Meditationssession zur Förderung von Klarheit, Konzentration und Wohlbefinden der Teilnehmer.

10:30 – 11:00 Uhr: Frühstück und Brainstorming

• Informelles Frühstück mit Gelegenheit zum informellen Austausch und spontanen Brainstorming-Sessions.

11:00 – 12:30 Uhr: Outdoor Adventure Challenge

• Adrenalingeladene Outdoor-Abenteuer-Challenge mit verschiedenen Teamherausforderungen und Aktivitäten, die Mut, Zusammenarbeit und Entschlossenheit erfordern.

12:30 – 13:30 Uhr: Picknick im Grünen

• Gemeinsames Picknick im Grünen mit einer Auswahl an leckeren Speisen und Getränken.

13:30 – 15:00 Uhr: Kunst- und Kreativworkshop

• Kreativer Workshop, bei dem die Teilnehmer ihre künstlerischen Fähigkeiten entdecken und ausdrücken können, sei es durch Malen, Skulpturieren oder andere Kunstformen.

15:00 – 15:30 Uhr: Abschluss und Reflexion

• Gemeinsame Reflexion über die Erfahrungen und Erkenntnisse der Tagung sowie Ausblick auf die Umsetzung der gewonnenen Ideen und Erkenntnisse.

Diese unkonventionelle Agenda kombiniert traditionelle Tagungselemente mit kreativen und erlebnisreichen Aktivitäten, um eine inspirierende und unvergessliche Tagungserfahrung zu schaffen.

Welche Fehler gibt es beim Tagung planen?

Bei der Planung einer Tagung gibt es einige Stolperfallen, die das Erlebnis der Teilnehmer stark beeinflussen können. Besonders wichtig: Organisation ist nicht alles. Es kommt darauf an, die individuellen Bedürfnisse der Gäste wahrzunehmen und zu berücksichtigen.

Ein weiterer Fehler ist die Wahl einer veralteten oder unpassenden Location. Wenn der Veranstaltungsort nicht den Bedürfnissen der Teilnehmer entspricht oder nicht genügend moderne Ausstattung bietet, verdirbt das schnell das Tagungserlebnis.

Wenn das Programm zu einseitig ist oder es keine Gelegenheit gibt, sich zu entspannen und zu interagieren, können sich die Teilnehmer schnell langweilen und das Interesse an der Tagung verlieren. Daher ist es entscheidend, ausreichend Aktivitäten und Auflockerungen während der Tagung anzubieten, damit sich die Teilnehmer engagiert fühlen und das Beste aus der Veranstaltung herausholen können.

Auch die Kommunikation spielt eine große Rolle. Wir haben gelernt, dass eine klare und offene Kommunikation mit allen Beteiligten – sei es mit den Referenten, den Teilnehmern oder den Mitarbeitern vor Ort – unerlässlich ist, um Missverständnisse zu vermeiden und ein reibungsloses Ablauf zu gewährleisten.

Und last but not least – plane das Budget sehr klar, damit es am Ende nicht zu unschönen Überraschungen in der Abrechnung kommt.

Fazit zum Tagung planen

Eine Tagung zu planen kann stressig sein. Wenn du jedoch rechtzeitig beginnst, die Interessen deiner Gäste im Blick behältst, eine wirklich passende Location wählst und ein ausgewogenes Programm gestaltest, werden die Teilnehmenden begeistert sein.

Wir hoffen, dass Dir diese Anleitung bei der Organisation deiner Tagung weiterhelfen konnte. Möchtest du auch eine Workation mit dem Team organisieren findest du hier einen weiteren Artikel.