Das Wichtigste in Kürze
- Ein erfolgreiches Offsite-Meeting erfordert eine klare Planung und Struktur.
- Die Wahl der Location und die Gestaltung der Agenda sind entscheidend für den Erfolg des Meetings.
- Steigert die Attraktivität des Arbeitgebers.
- Flexibilität in der Organisation ermöglicht es, auf spontane Ideen und Bedürfnisse des Teams einzugehen.
Offsite Meeting organisieren & planen – Alles was ihr wissen müsst
Einfach mal raus aus dem Office, rein in eine inspirierende Umgebung. Und das mit dem Team. Klingt für euch eher nach Urlaub und nach wenig Produktivität und kaum spürbaren Ergebnissen? Überhaupt nicht! Offsite Meetings sind mittlerweile fest als ein besonderes Team Meeting in der New Work Kultur verankert. Wie ihr Offsite Meetings messbar macht, haben wir bereits in diesem Artikel erklärt. Hier widmen wir uns dem Thema: Offsite Meetings organisieren, sodass ihr mit unseren Tipps wirklich gut vorbereitet seid!
Was ist ein Offsite Meeting?
Bei einem Offsite Meeting verlasst ihr im Team das gewohnte Büro (oder Homeoffice) und kommt an einem anderen Ort zusammen. Besonders Firmen mit verschiedenen, verteilten Büros, rein remote organisierte Unternehmen oder sehr große Konzerne nutzen diese Möglichkeit. Es kann manchmal schon ausreichend sein, die Stadt zu verlassen und aufs Land zu fahren. Manche Teams fliegen aber auch auf einen anderen Kontinent.
Offsite Meetings kombinieren dabei in den meisten Fällen Aktivitäten im Team mit fokussierter Arbeit oder Meetings mit Besprechungen etc. Wird gemeinsam eine Idee aktiv umgesetzt, wird häufig auch von einer Workation gesprochen.
Euer Offsite Meeting kann dabei einen stärkeren Incentive-Anteil haben oder der Fokus liegt mehr auf der inhaltlichen Arbeit. Hier gibt es verschiedene Auslegungen.
Was sind die Vorteile eines Offsite Meetings
Neue Ideen entstehen oft an ungewohnten Orten. Es ist die Kraft der Umgebung, die Inspiration ankurbeln kann. Das besondere Design, die Atmosphäre eines Ortes oder schlicht die herzliche Art der Gastgeber. All das kann dazu führen, dass mit viel Abstand zum Gewohnten ein neuer Blickwinkel eröffnet werden kann, der neue Ideen und Strategien hervorbringt, die so bei einer gewöhnlichen Besprechung im Büro nicht entstanden wären.
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Offsites sind ein starker Benefit für Mitarbeiter, der auch dem Employer Branding zugutekommt. Denn, wenn ihr euch ein wirklich spannendes Event ausdenkt, macht es allen Teilnehmern Spaß und bindet sie mehr an euch als Arbeitgeber.
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Auch in der externen Kommunikation eurer Arbeitgebermarke sind Offsite Meetings ein toller Benefit.
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Der Zusammenhalt des Teams steigt. Eine neue Umgebung bringt das Team enger zusammen. Das beugt Konflikten vor und das Team entwickelt mehr Verständnis füreinander. Die spätere Zusammenarbeit funktioniert dadurch reibungsloser. Besonders für Teams, die sich gerade erst kennenlernen, ist das ein großer Vorteil.
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Raus aus dem Alltagsgeschäft. Durch die neue Umgebung haben Teams Freiraum von ihren üblichen Aufgaben, was zu mehr Konzentration und Fokus führt.
Offsite Meeting Organisieren: die einzelnen Schritte als Checkliste
Wer ein solches Meeting planen möchte, für den ist eine Checkliste ein wichtiger Bestandteil für die Vor- und Nachbereitung des Meetings. Diese wichtigen Punkte möchten wir hier in kürze einmal aufzeigen, damit ihr maximale Ergebnisse erwarten könnt:
1. Die richtige Zielsetzung bei Offsite Meetings
Entscheidend ist es, eine klare Zielsetzung mit dem Offsite Meeting zu verbinden. Dabei ist es wichtig, alle Teilnehmer mit an Board zu holen, sodass das Event auch von allen getragen wird.
Dabei sollten in der Agenda nicht nur Worksessions auftauchen, denn die besten Ideen entstehen oft spontan.
Was soll das Ergebnis des Offsites sein? Ein neuer Businessplan, eine neue Strategie, eine neue Vision oder ein stärkeres Team?
Definiert als Team, was Ihr auf dem Team Offsite erreichen wollt und erinnert alle Teilnehmer im Laufe des Offsites regelmäßig daran, was Sie sich von dem Offsite eigentlich erhoffen, damit Sie dies am Ende auch tatsächlich umsetzen. Beachtet auch die besonderen Anforderungen einer kleineren bzw. größeren Gruppe
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2. Der richtige Teilnehmerkreis für ein Offsite Meeting
Bei der Auswahl der Teilnehmer für ein Offsite Meeting ist es sinnvoll zu hinterfragen, ob die Gruppendynamik funktioniert und alle Teilnehmer zum Ziel des Offsite Meetings beitragen können.
Aus unserer Erfahrung funktionieren Gruppengrößen von 7 bis 17 Personen am besten. Größere Gruppen sollten sich in einzelne Fokus-Teams aufteilen.
Häufig handelt es sich um alle Mitarbeiter einer Abteilung oder alle Mitarbeiter in Führungspositionen. Auch mit den Auszubildenden können Offsite Meetings ein sinnvolles, ausbildungsbegleitendes Format sein.
3. Die passende Location für Offsite Meetings
Die richtige Location ist eines der zentralen Elemente, das über Erfolg oder Misserfolg des Offsite Meetings entscheidet. Um das Team mit einzubeziehen, könntet ihr eine Doodle-Umfrage erstellen die mit E-Mail vorab versandt wird. Innerhalb der Teammitglieder können ja verschiedene Punkte oder Argumente für einen Location-Ort vorhanden sein.
Für den Location-Ort grob zwischen Teamhäusern und Hotels unterscheiden.
Teamhäuser haben eine familiärere Atmosphäre. Das Team lebt hier zum Teil enger zusammen. Häufig ist die Anzahl an verfügbaren Schlafzimmern ein limitierender Faktor. Hier müssen teilweise Kompromisse eingegangen werden. Aus dem familiären Setting ergeben sich viele Vorteile. Kleinere Teams bis etwa 15 Personen, die sich schon etwas kennen und gut in der Gruppe funktionieren, passen gut zu Teamhäusern. Teamhäuser müssen in den meisten Fällen mit Blick auf die Verfügbarkeit frühzeitig gebucht werden und sind im Vergleich zu Hotels oft die günstigere Option. Ein besonderes Augenmerk muss hier auf das Catering gelegt werden. Nicht jedes Teamhaus bietet Catering an und Selbstversorgung ist häufig eine Option.
Hotels sind der richtige Weg, wenn es sich um einen Teilnehmerkreis handelt, der sich beispielsweise noch nicht gut kennt oder dem ein privater Rückzugsraum jederzeit wichtig ist. In Hotels lassen sich größere Gruppen unterbringen und in mehreren Meetingräumen unterschiedliche Gruppen bilden. Hotels sind allerdings häufig etwas weniger familiär oder weniger außergewöhnlich. Hier gibt es jedoch mittlerweile auch viele tolle Beispiele für innovative und moderne Hotelkonzepte.
Achtet bei der Location für euer Offsite Meeting auch darauf, ob der Kontakt mit den Gastgebern stets freundlich und professionell ist und ihr euch gut aufgehoben fühlt.
Besonders die modernen, inspirierenden Locations sind sehr gefragt. Beginnt also rechtzeitig mit der Suche. Am besten 3 – 6 Monate im Voraus. Auch spontan könnt ihr fündig werden, die sehr beliebten Offsite Locations sind dann allerdings meist schon vergeben.
Da die Locations teilweise hunderte Anfragen am Tag erhalten, ist es sinnvoll, mehrere Locations anzufragen, falls es bei der ersten Anfrage nicht gleich klappt. Umso flexibler ihr seid, umso eher werdet ihr fündig.
Bei meetreet könnt ihr 3 Locations innerhalb von 24 Stunden anfragen. Wir kümmern uns darum, dass ihr passende Angebote erhaltet und leiten eure Anfrage auch an passende Alternativen weiter, wenn es einmal bei der ersten Option nicht geklappt hat.
4. Agenda eines Offsite Meetings
Die Agenda eines Offsite Meetings sollte sich am Ziel des Events orientieren und eine gute Mischung aus Aktivitäten und Arbeitsessions beinhalten. Am besten nehmt ihr euch 2 – 4 Tage (1 – 3 Nächte) Zeit.
Als Faustregel gilt hier: 70% Work – 30% Play
Eine mögliche Agenda könnte in Detail-Schritten wie folgt aussehen:
Tag 1 – Anreise
10 – 11 Ice Breaker
11 – 12 Kick-off Workshop
12 – 13 Mittagspause
13 – 15 Workshop/Worksession
15 – 16 Kleine Wanderung / Aktivität
16 – 18 Workshop/Worksession
18 – open end After Work Aktivität & Dinner
Tag 2
9 – 12 Workshop/Worksession
12 – 13 Lunch
13 – 18 Längere Aktivität
Tag 3 – Abreise
9 – 12 Workshop/Worksession
12 – 13 Lunch & Teamfotos
13 – 16 Wrap-up / Erkenntnisse festhalten und Maßnahmen ableiten
Bedenkt das gängige Mittagstief, das ihr mit gutem Essen abschwächen könnt. Einige Ice Breaker zu Beginn lockern die Stimmung.
5. Interaktive Elemente und Teambuilding
Eisbrecher und interaktive Teambuilding-Aktivitäten sind das Herzstück eines gelungenen Offsite-Meetings. Sie lockern die Atmosphäre auf und fördern den Zusammenhalt im Team. Kreative Ansätze wie Design Thinking oder ein World Café können nicht nur frische Ideen hervorbringen, sondern auch das Engagement und die Zusammenarbeit auf ein neues Level heben.
6. Technologie und Ausstattung
Die richtige technische Ausstattung ist das Rückgrat eines produktiven Offsite-Meetings. Vom stabilen WLAN bis zur modernen Präsentationstechnik ist es wichtig, dass alles reibungslos funktioniert. Für den Fall, dass die Technik einmal ausfällt, sollte aber immer ein Plan B parat sein, um Unterbrechungen zu vermeiden.
7. Budgetplanung
Ein gut durchdachtes Budget ist die Grundlage für ein erfolgreiches Offsite-Meeting. Von der Location über die Verpflegung bis hin zu den Transportkosten muss alles berücksichtigt werden. Auch mit einem begrenzten Budget lassen sich tolle Erlebnisse schaffen, wenn man klug plant und gezielt spart.
8. Kommunikation und Follow-Up
Eine klare Kommunikation vor dem Meeting stellt sicher, dass alle Teilnehmer optimal vorbereitet sind. Hier kannst du die wichtigsten Infos vorab per E-Mails an deine Leute versenden. Genauso wichtig ist es, nach dem Meeting eine Nachbereitung durchzuführen, damit die besprochenen Themen nicht im Sande verlaufen und die Ergebnisse langfristig im Unternehmen verankert werden.
9. Nachhaltigkeit
Nachhaltigkeit ist auch bei Offsite-Meetings ein wichtiges Thema. Von der papierlosen Planung bis zur Auswahl regionaler Produkte können kleine Maßnahmen große Wirkung zeigen. Mit einer umweltbewussten Anreise und einem schonenden Umgang mit Ressourcen leisten Sie einen Beitrag zum Schutz unserer Umwelt und setzen gleichzeitig ein positives Zeichen für Ihr Team.
Bonus: Was es sonst noch bei der Vorbereitung zu beachten gibt
Macht das Offsite Meeting zu einem wirklich besonderen Erlebnis. Kleine Überraschungen oder Geschenke auf den Zimmern bis hin zu spontanen Aktivitäten, die die Agenda bisher nicht verraten hat, machen das Event aus.
Die Aktivitäten sollten zum Teilnehmerkreis passen und das Team nicht in unangenehme Situationen bringen.
Eine klare Kommunikation des Ziels, der Agenda und der Organisation des Offsite Meetings sind unerlässlich.
Fazit zur Offsite Meetings organisieren
Mit diesem Leitfaden zur Planung eures Offsite Meetings steht euch hoffentlich nichts mehr im Wege.
Wir haben in den letzten 4 Jahren mehr als 400 Locations in ganz Europa besucht und auf unserer Plattform meetreet präsentieren wir die besten Locations für Team Offsite Meetings in Europa.
Auch für euer nächstes Offsite Meeting werdet ihr dort sicher fündig. Eine Anfrage ist kostenlos und unverbindlich und wir sind als euer Ansprechpartner erreichbar.
Wir drücken euch die Daumen für euer nächstes Offsite Meeting mit dem Team!
