Team Event Checkliste – Vorlage für euer Event

Inhalt

Euer Team-Event steht bald an und ihr möchtet sicher sein, an alles gedacht zu haben?

Das Gefühl kennen wir aus den zahlreichen kleinen und großen Events, bei deren Organisation wir mitgewirkt haben. Daher erhaltet ihr hier unsere Team Event Checkliste, mit der ihr mit einem guten Gefühl in die Planung starten könnt.

Fehler bei der Planung von Team Events

  • Die Location passt nicht zum Anlass (zu steril)
  • Die Probleme beginnen bereits bei der Anreise
  • Das Team wird nicht richtig abgeholt und fühlt sich nicht wohl
  • Die Kosten laufen aus dem Ruder

…und noch einiges mehr

Team Event Checkliste – die Vorlage

Zielsetzung des Events

  1. Ziel des Events definiert? (Incentive, Team Bonding, Strategie etc.)
  2. Anforderungen an das Event abgeleitet?


Teilnehmer:innen des Team-Events

  1. Teilnehmerkreis sinnvoll ausgewählt?
  2. Einladungen verschickt?
  3. Präferenzen für Unterkunft und Catering abgefragt?
  4. Pre- & Post-Event Kommunikation geplant?
  5. Teilnehmerliste erstellt und Kontaktdaten erfasst?


Location für Team Events

  1. 3 Vergleichsangebote eingeholt? meetreet unterstützt euch dabei mit 500+ Locations europaweit. Hier findet ihr noch mehr Tipps zur Locationsuche.
  2. Stornierungsoptionen geprüft?
  3. Zahlungsbedingungen geprüft?
  4. Location passend zum Ziel ausgewählt?
  5. Anreiseoptionen geprüft und festgelegt?
  6. Ausstattung geprüft?
  7. Catering abgestimmt? (Mindestabnahmen, Lieferzeiten, vegane Optionen etc.)
  8. Versicherungsfragen geklärt? (Veranstalterhaftpflichtversicherung etc.)

Es soll etwas
Besonderes sein?

Brasserie Bar HYGGE 1 min


Kostenplanung eines Team Events

  • Ausgaben berechnet und Budget geplant?
  • Einladungen (Drucksachen, Grafik)
  • Location (Miete, Reinigung, Strom, Nebenkosten)
  • Künstler (Gagen, GEMA,KSK)
  • Moderation -Ton, Licht (Personal, Technikmiete)
  • Catering (Personal, Geschirr, Lieferung, Entsorgung)
  • weitere Dienstleister (Fotograf / Filmteam …)
  • Versicherungen
  • Kostenübernahme mit den Teilnehmer:innen abgestimmt?


Agenda & Inhalte des Teamevents

  • Zielsetzung in Agenda überführt? (Mix aus Incentive & Work stimmig?)
  • Ausreichend Puffer eingeplant?
  • Auf- und Abbauzeiten eingeplant?
  • High- und Low-Energy Phasen berücksichtigt?
  • Planung von Schlecht-Wetter-Alternative (wenn benötigt)
  • Materialliste erstellt
  • Agenda mit der Location & Dienstleistern abgestimmt?
  • Genehmigungen für Aktivitäten auf z.B. Gemeindegebiet eingeholt?


Vor dem Team-Event

  • Material organisiert / eingekauft
  • Team vor Ort gebrieft?
  • Agenda kommuniziert?


Während des Team-Events

  • Asp. vor Ort sichergestellt?
  • Kontrolle des Eventablaufs?
  • Video & Fotodokumentation?


Nach dem Team-Event

  • Fotos/Videos/Dokumente an Teilnehmer:innen verschickt?
  • Abrechnung der Dienstleister und Location geprüft? (Kostenkontrolle)
  • Feedback eingeholt?


And you’re done! ✨

Zusammenfassung zur Team Event Checkliste

Fassen wir diese Punkte noch einmal zusammen. Wenn du alle Punkte der Team Event Checkliste abhaken kannst, bist du gut vorbereitet.

Habt ihr das Ziel des Team-Events klar definiert? Denkt daran, den Teilnehmerkreis sinnvoll auszuwählen, Einladungen zu verschicken und Präferenzen für Unterkunft und Catering abzufragen. Eine gut geplante Pre- und Post-Event Kommunikation ist wichtig, ebenso wie das Erstellen einer Teilnehmerliste mit Kontaktdaten.

Sucht nach mindestens drei Vergleichsangeboten für die Location. Prüft die Stornierungsoptionen und Zahlungsbedingungen und stellt sicher, dass die Location zum Ziel passt. Auch Anreiseoptionen, Ausstattung und Catering sollten abgestimmt sein, ebenso wie Versicherungsfragen.

Berechnet die Ausgaben und plant euer Budget. Denkt an Kosten für Einladungen, Location, Künstler, Moderation, Catering und weitere Dienstleister. Vergesst nicht die Versicherungen und die Kostenübernahme mit den Teilnehmer:innen abzustimmen.

Überführt eure Zielsetzung in die Agenda und sorgt für einen Mix aus Incentive und Arbeit. Plant ausreichend Puffer, Auf- und Abbauzeiten sowie High- und Low-Energy Phasen ein. Eine Schlecht-Wetter-Alternative sollte vorhanden sein. Stimmt die Materialliste mit der Location und den Dienstleistern ab und holt notwendige Genehmigungen ein.

Vor dem Event: Organisiert das Material, brieft das Team vor Ort und kommuniziert die Agenda. Während des Events: Stellt alle Aspekte vor Ort sicher, kontrolliert den Ablauf und dokumentiert das Event. Nach dem Event: Verschickt Fotos und Videos an die Teilnehmer:innen, prüft die Abrechnung der Dienstleister und Location und holt Feedback ein.

😊 Don’t panic – it will be great!
Auch wenn diese Team Event Checkliste im ersten Moment lang erscheint, wird sich vieles auf dem Weg ergeben und umso mehr Punkte du erledigt hast, umso sicherer wirst du dich fühlen. Wir wünschen dir alles Gute und eine shcöne Zeit.

Lasst uns gemeinsam euer Team begeistern!

meetreet Redaktion
meetreet Redaktion

Die meetreet Redaktion besteht aus Locationspezialist:innen, Eventmanager:innen und Offsite Enthusiast:innen. Mit hoher inhaltlicher Qualität wollen wir echten Mehrwert schaffen und euch die Event-Planung so einfach wie möglich machen.

Facebook
Twitter
LinkedIn

Ihr wollt echte Insider Tipps?

Abonniert den
meetreet location newsletter

Auf der Suche nach einem besonderen Ort?
Inspirierende Locations für Offsites
Seminare & Tagungen entdecken